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zoom RSS マンションの総会資料を準備

<<   作成日時 : 2016/05/08 08:14   >>

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 5月末にマンションの通常総会があるので、その資料を準備した。

 昨年3月に前回理事会の理事長から次期理事の打診をされた。だいたい今の理事会の理事は5年周期くらいでやっているので、そろそろかな、と思っていたので引き受けた。
 ただ、仙台の義父宅に月に10日前後行くので、理事長は引き受けられないと言っておいた。
 昨年5月の事前打合せで副理事長になった。理事長をできるだけ補佐する、と言ったらこうなった。
 管理組合の理事会は月に1回月末の土曜日に開催された。
 業務としてはマンションの維持管理についてだが、おおよその業務は管理会社であるJS(日本総合住生活株式会社)に依頼している。
 この依頼内容のチェックと業務実施に伴う費用の支払いに関する了解が主な業務である。
 JSの業務は常駐ではないJS派遣の管理人さんがいて、この管理人さんが業務の遂行したり、JSの業務の代理人となってJS派遣の業務員の業務の監視等を行っている。また、住人の苦情を受付して理事会に連絡すること等も行っているし、理事会の依頼を受けた雑務をこなしたりする。
 また、JS派遣の掃除のおばさんがいて、ゴミ置き場の管理や共通スペースのそうじ等を行ってくれる。
 JSの業務としては、給水施設として屋上の給水タンクの清掃や水質管理、火災報知器の点検、雑排水管の清掃、エレベータの管理、照明のランプ取り換え、建築設備点検等を行う。

 総会議案書としては、上記の業務活動の報告、これらの業務に係る費用として、昨年1年間の収支決算報告、それから次年度の収支予算案があり、この予算案を作成し、この原案に沿ってJSが資料を作る。
 次年度の理事会役員も予め依頼しておく。だいたいみんな私と同じようであり、5,6年前に理事を経験した人はそろそろと思っているから、身体が健康でない人や仕事が忙しい人等は遠慮されるが、それ以外の人はだいたい引き受ける。仕方ない、という気持ちかもしれない。
 3月に理事全員で個別訪問し、了解をもらった。

 今年度は大きな出来事はなく、比較的平穏な総会になると思っている。
 ただ、上記以外で2つの議案がある。
 一つは自転車に係る駐輪場の費用の差別化である。もう一つは各戸の玄関ドアの一斉取り換えである。
 前者については、最近大型自転車(子どもの荷台付き、電動自転車は含まない)が増えて、この自転車は2台分のスペースを取る。
 だから、2台分の利用料金をいただくというものである。また、今駐輪場の一角は上下2段式の駐輪場となっており、上段の利用者は毎日の自転車の上げ下ろしが大変なので、少し安くするというものである。
 後者は各戸のドア部分が建築後30年くらい経つので、ゴムの劣化が激しく、またセキュリティの関係でも弱い。 
 一気に取り替えて、マンションの資産価値を上げる効果も狙っている。
 ただし、一斉にドア取り換えなので、金額が結構かかるし、その理由付けも大変である。

 また、今年度は駐輪場に関して、アンケートを取り、大型自転車の取扱い、バイク置き場に駐輪している大型自転車の配置変更、その他の問題点等を住民全員と外部にいるオーナー(マンションの一室の権利を持っている大家さんだが、住んでなくて他の人に貸して、賃貸住宅化している。この賃貸の人は理事になれない)に聞いた。
 外部のオーナーは直接は関係ないが、こういう問題があるということを知っておいて欲しい、ということで出したものである。
 このアンケートについては、管理人さんのところに集まった回答を私が集計して、理事会の了承を得て、全戸に配布した。
 総会議案の一つはこのアンケート結果の一つの反映事項である。

 なお、今期から、JSに予算管理も依頼しているので、理事会の業務はどんどん減っている。

 しかし、他のマンションと同様に住民の高齢化が進んでいるし、賃貸が増えると、理事のなり手が減り、理事の順番がどんどん早くなる悪循環になるおそれがある。

 4月の理事会で総会資料の骨組はだいたい決まった。
 私が昨年の資料のコピーと今年の資料案のたたき台を用意し、JSから出てくる決算報告等を合わせて、書記さんが持っている昨年の資料のWORD版(理事会でUSBとして持っている)を今年用に書き直してもらった。
 4月末にそのドラフト版を入手した。

 義父宅でこのドラフト版をチェックした。
 書記さんに事前に連絡したが、打合せの席上でよい、との返事だった。
 5月7日(土)AMに再度理事会を開いて、ドラフト版の確認をして、よければその時に全戸発送、もし修正が必要であれば、それを直して再度5月14日に確認して発送、という予定であった。
 昨日は朝5時起きで、ローカル線、新幹線を乗り継いで帰宅し、理事会に出席した。あまり大きな変更はなく、5月10日に各戸に配布予定である。
 私は副理事長として、総会の司会進行役、議長は理事長となったので、議長に引き継ぐまでの開催初期を円滑に進行させなければならない。
 これで、総会が無事に終わると、理事のお役御免となる。
 1年間の理事担当で、1か月のうちの最終土曜日の理事会もそれなりに負担であるので、それがなくなるのは少しほっとする。
 次回は5年後くらいのはずなので、他のことに専念できるが、今は総会に向けての司会として、管理規約等を見直しておこうと思っている。

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